Pada awal abad
XXI dan kita telah memasuki
milenium baru, umat manusia menyaksikan perkembangan teknologi informasi yang
sangat pesat dan prevalen sehingga sering terdengar ungkapan bahwa informasi
merupakan aset yang kritikal sifatnya dan menyentuh semua segi kehidupan, baik
pada tingkat individual, tingkat kelompok maupun tingkat organisasi. Salah satu
implikasi kuat dari perkembangan tersebut ialah mutlaknya para manajer semua
jenis organisasi terutama organisasi bisnis dan pendidikan untuk
menciptakan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi dalam menjalankan
roda organisasi yang dipimpinnya, terutama dalam proses penentuan strategi dan
pengambilan keputusan. Dengan demikian, efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas organnisasi dapat di tingkatkan yang pada gilirannya memungkinkan
organisasi bertumbuh, berkembang, dan memiliki daya saing yang tinggi.
Setiap hari manajer atau pemimpin organisasi tak
pernah lepas dari tanggung jawab untuk memecahkan persoalan yang kian kompleks,
dan mengambil keputusan dari berbagai alternatif yang di hadapinya. Ini berarti
dalam organisasi perusahaan atau pendidikan modern para manajer/pimpinan
dihadapkan pada :
·
Pemimpin/Manajer
yang lebih berorientasi pada sistem dan lebih canggih dalam teknik manajemen.
·
Informasi
yang lebih mutakhir, akurat dan terencana sesuai dengan kebutuhan operasional.
·
Sistem
informasi yang mempertautkan perencanaan dan pengawasan para pemimpin /manajer
dengan sistem operasional dari pelaksanaan.
Oleh karena itu pengelolaan pendidikan juga
sangat terkait erat dengan Sistem Informasi Manajemen. Sebab Sistem Informasi
manajeman akan memberikan data base yang berkaitan dengan berbabagai
unsur pengembangan dan pengelolaan pendidikan untuk mencapai “dunia pendidikan
yang maju”. Akan tetapi istilah Sistem
Informasi Manajemen dalam pendidikan tidak begitu banyak dikenal. Padahal
Sistem Informasi Manajemen sangat penting kedudukannya dalam pengembangan dan pengelolaan pendidikan.
Sehingga literatur yang berkaitan erat dengan judul makalah di atas sulit untuk
ditemukan. Begitu juga bentuk Sistem Informasi Manajemen yang belum begitu
akrab di dunia pendidikan kita. Untuk itu makalah pendek ini akan mencoba
membahas Sistem Informasi Manajemen sebagai sebuah pengantar untuk pengkajian
lebih lanjut, dan bagaimana kedudukannya
dalam dunia pendidikan. Maka sistematika pembahasannya terdiri dari : bagian
(I) yang membahas tentang konsep-konsep dasar sistem informasi manajemen (SIM)
yang terdiri : (1) lintas sejarah SIM, definisi SIM, perkembangan SIM,
perakunan manajerial, dan ilmu pengetahuan manajemen SIM;[1]
(III) organisasi sistem informasi, yaitu
; deskripsi kedudukan untuk sistem informasi, struktur organisasi; (III)
pengembangan sistem informasi di masa depan; (IV) penutup.
Konsep-konsep Dasar Sistem Informasi Manajeman
(SIM)
a. Lintas Sejarah SIM
Pada tahun 1954, komputer pertama di
pasang untuk sebuah panerapan bidang usaha : pengolahan daftar gaji. Pada tahun
1974, hanya dua puluh tahun kemudian ada laebih dari 100.000 komputer di
Amerika serikat dan kira-kira sekian pula di luar Amerika. Pengolahan daftar
gaji melalui komputer, yang merupakan gagasan revolusioner pada tahun 1954,
kini telah di anggap sebagai sebuah terapan rutin. Kini bidang dalam pengolahan
informasi adalah sistem-sistem yang juga memberikan sumber-sumber informasi
dalam mendukung fungsi manajerial dan pengambilan keputusan. Sistem semacam itu
secara umum di sebut sistem informasi manajemen atau SIM.
Definisi Sistem
Informasi Manajemen
Kini belum ada kesepakatan terhadap istilah “sistem informasi
manajemen”. Beberapa penulis cenderung memilih istilah-istilah seperti “sistem
pengolahan informasi”, “sistem informasi / keputusan”, atau sekedar “sistem
informasi” sehubungan dengan sistem pengolahan informasi berdasarkan komputer
yang di rancang untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan keputusan sebuah
organisasi. Makalah ini memakai istilah SIM karena deskriptif dan umumnya bisa
di pahami.
Sebuah
organisasi mengadakan transaksi-transaksi
dan aktivitasnya yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya
sehari-hari. Dalam dunia bisnis juga pendidikan misalnya; daftar gaji harus
disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan kebutuhan yang harus
dibutuhkan, potensi pendidikan, peluang pengembangan dll, : semua ini dan hal-hal lainnya adalah
kegiatan pengoolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang
mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat untuk
tugas-tugas semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi manajemen melaksanakan
pula tugas lain dan lebih daripada sekedar sistem pengolahan data. Adalah
sistim pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan
informasi bagi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida di mana
lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan data, transaksi, penjelasan status, dan lain
sebagainya, lapisan berikut terdiri dari sumber-sumber informasi dalam
mendukung operasi manajemen sehari-hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber
sistim informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan
untujk pengendalian manajemen dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi
untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang
dikenal umum masyarakat adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu
(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,
manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini
menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft ware)
komputer, prosedur pedoman, model mamajemen, keputusan dan sebuah “data base”.
Sistem manusia
/ mesin berdasarkan komputer
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem
informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan
dipakai atau tidaknya komputer dalam
sebuah sistim informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses
akan dikomputerkan. Gagasan suatu informasi / keputusan berdasarkan komputer
tidak berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia / mesin menyiratkan
bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan lainnya dilakukan
oleh mesin. Dalam sebagian besar persoalan manusia dan mesin membentuk sebuah
sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan
interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.
Interaksi manusia/mesin diperkaya melalui
“on-line” di mana terminal masukan / keluaran (input-output) dihubungkan pada
komputer untuk memberikan masukan dan pengeluaran langsung pada penerapan yang
mendapatkan maslahat dari keadaan semacam itu. Operasi on-line di perlukan untuk
dialog manusia / mesin, tetapi ada banyak tugas pengolahan juru tulis yanglebih
efisien tanpa masukan atau keluaran terminal.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan
komputer berarti bahwa para perancang harus memiliki pengetahuan cukup mengenai
komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia / mesin
berarti bahwa perangcang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami
kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam
pengambilan keputusan.
Sistem terpadu dengan Data Base
Kebanyakan
sistem pengolahan komputer pada mulanya mengikuti ancangan sistem pengolahan
manual dimana setiap penerapan diolah secara terpisah dengan mamakai “file”
terpisah pula. Metode ini mempunyai efisiensi pengolahan dan pengendalian,
tetapi hal ini menjurus kepada file dan mencerai beraikannya, sebagian
menpunyai ‘data field’ yang sama tetapi dengan data yang sering tidak serasi,
juga dengan ancangan ini dalam penerapan terbatasi oleh data yang di rencanakan
untuk hal tersebut saja. Sebuah penerapan analistis yang memakai data dari
banyak penerapan memaksa di bikinnyansebuah”file” baru yang berasal dari
bagian-bagian “file” terpisah yang ada.
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada sebuah
anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data
dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem pengolahan informasi “data
base” terdiri dari sebuah data yang dapat di jangkau oleh sistem. Pada SIM
berdasarkan komputer, istilah ini di pakai untuk khusus data yang dapat di
jangkau secara langsung oleh komputer. Manajemen seb8ah data base adalah sebuah
sistim peragkat lunak komputer yang disebut sebagai sistim manajemen data base.
Sesuatu penerapa yang memakai sebuah item data yang sama, yang hanya sekali
disimpan dan disediakan untuk sebuah penerapan. Suatu peremajaan tunggal dari
sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah sistem
perencanaan secara menyeluruh. Biasanya sistem di rancang sebagai suatu
gabungan beberapa sub sistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal.
Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat
juga merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya
adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.
Dukungan operasi
Sistem pengolahan informasi yang mutakhirpun
masih harus melayani pengolahan transaksi. Pada prakteknya, pengolahan berbagai
informasi dalam bisnis maupun dunia pendidikan menyajikan masukan bagi data
base yang vital untuk penerapan selanjutnya. Kecenderungan dalam pengolahan
informasi pada sistem-sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara
on-line dan permintaan informasi (inquiry) secara on-line pula. Peremajaan file
dapat dilaksanakan seketika, walau ancangan-ancangan lainpun bisa dipakai.
Kemampuan memperoleh informasi secara on-line
sangat besar peranannya dalam mendukung operasi. Ini berarti bahwa setiap
petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu
permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang peminat,
pemerhati, (dunia pendidikan) pelanggan
atau persediaan yang ada untuk janis barang tertentu (dalam dunia bisnis).
Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan
Tidaklah
cukup bagi seseorang bila hanya menerima data mentah atau ikhtisar data
sekalipun saja, harus ada suatu cara untuk mengolah dan menyajikan data
sedemikian rupa sehingga hasilnya mengarah pada keputusan yang akan di ambil.
Hasilnya haruslah mendorong pada keputusan. Metode untuk melaksanakan hal ini
adalah mengolah data dalam bentuk model sebuah keputusan. Sebagai contoh (dalam
bisnis) sebuah keputusan investasi dibandingkan dalam pengeluaran modal baru
harus diolah dalam bentuk sebuah model pembelanjaan modal berdasarkan tingkat
laba yang dipengaruhi kendala-kendala sehubungan dengan ukuran dan resikonya.
Begitupula dalam dunia pendidikan sebuah keputusan penyelenggaraan,
pengembangan, dan pembangunan dunia pendidikan dibandingkan dan dianalisis
berbagai faktor yang saling berkait erat.
Model-model pembantu keputusan yang dipakai
dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan
persoalan, model keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis
penyesuaian yang mungkin dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi
(optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode
pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengan
perkataan lain, diperlukan berbagai ancangan analistis dan permodelan untuk
memenuhi situasi yang memerlukan keputusan.
Keanekaan model-model keputusan yang di butuhkan
berarti bahwa sebuah SIM memiliki seperangkat model keputusan umum yang
bermanfaat untuk banyak jenis situasi analisis dan keputusan serta seperangkat
model yang sangat khusus untuk jenis-jenis keputusan tertentu pula. Ini adalah
landasan model atau bank model (model bank) untuk SIM.
Di samping model-model keputusan, juga
diperlukan adanya model perencanaan dan perangkat lunak model perencanaan untuk
membantu para manajer dalam fungsi merencana. Ini biasanya paling efektif bila
manajer yang bersangkutan dapat memakai dialog manusia / mesin secara online
untuk menyusun sebuah rencana.
Model pengendalian diikutsertakan untuk
memberikan laporan prestasi nyata dibandingkan dengan prestasi yang
direncanakan atau ptrestasi standar dan untuk menganalisis alasan-alasan atas
penyimpangan yang menyolok.
SIM Minimum
SIM
adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung bukan hanya
operasi tetapi juga mendukung proses-proses manajemen. Karena setiap SIM akan
melaksanakan pengolahan proses sebuah keputusan sebagai salah satu unsurnya,
maka sebuah sistem pengolahan data yang agak biasa disebut sebagai SIM bila
disertai dengan data base sederhana, kemampuan menemukan kembali (retrieval capasibilities),
dan satu atau dua model perencanaan atau keputusan. Apakah ini sebuah SIM ?
Pertanyaan ini tidak berguna. SIM adalah sebuah konsep dan suatu orientasi
kearah mana menujunya sebuah rancangan sistem informasi, dan bukan merupakan
suatu keadaan mutlak. Yang paling penting adalah sampai batas mana sebuah
sistem informasi menerapkan orientasi SIM, atau mendukung fungsi manajemen
sebuah organisasi. Jawabannya biasanya berkisar pada taraf mana dan bukan
sekedar “ya” atau ”tidak”.
Adalah sulit untuk mendukung kebutuhan manajemen
dan pengambilan keputusan tanpa kemampuan teknis untuk menemukan informasi
sesuai dengan permintaan. Tetapi kebutuhan ini tidak harus online dengan
jawaban seketika (immediate response). Jawaban seketika adalah suatu peningkatan
dan bukan suatu kebutuhan mutlak dalam kebanyakan keadaan. Berbagai model
analitis dan pengambilan keputusan perlu tersedia agar manajemen dapat menerima
informasi yang berguna. Tetapi sebuah SIM tidak boleh diukur berdasarkan
kerumitan dan kemutakhiran landasan modelnya.
Model-model yang cukup sederhana kerap lebih
berguna dan lebih banyak dipakai, tergantung pada organisasi dan pengalaman
para eksekutifnya dalam menggunakan model-model tersebut.
Perkembangan Konsep SIM
Gagasan sebuah sistem informasi utuk mendukung
manajemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang
memperluas kemampuan keorganisasian untuk menggunakan sistem semacam itu.
Perluasan kemampuan tersebut sedemikian mencolok sehingga SIM dianggap sesuatu
yang baru karena yang baru kini dapat dipakai. Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang /berevolusi
dari bagian ilmu pengetahuan lain. Ada
Perakunan
manajerial
Di sini perlu dianggap bahwa bidang perakunan
dibagi atas dua bidang pokok, yaitu perakunan keuangan dan perakunan
manajerial. Perakunan keuangan (financial accounting) berhubungan dengan
pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu, misalnya dalam satu bulan
atau satu tahun (laporan rugi-laba / income statement) dan melaporkan status
keuangan pada akhir periode (neraca). Karena sebuah organisasi beroperasi
secara terus menerus sepanjang waktu, pengukuran pendapatan untuk suatu jangka
waktu tertentu meliputi pertanyaan-pertanyaan pengukuran penerimaan dalam suatu
periode dan mengenali serta membandingkan biaya yang timbul untuk menghitung
laba. Karena para penanam modal perlu menerima informasi ini dan laporan
tersebut di andalkan oleh pihak-pihak yang tidak berhubungan dengan proses
perakunan, maka berarti bahwa dasar untuk mengukur kondisi pendapatan dan
keuangan harus sebebas mungkin dari bias, penyimpangan, spekulasi dan ramalan
pribadi. Para pemakai utama atas hasil-hasil
perakunan keuangan dapat dianggap sebagai penanam modal di luar perusahaan.
Akibatnya, perakunan keuangan mempunyai manfaat terbatas dalam pengambilan
keputusan manajerial. Di pihak lain, perakunan manajerial berhubungan dengan
perilaku biaya dan analisis lain yang bermanfaat bagi keputusan-keputusa
manajerial.
Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada
akhir abad 18 menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar
dan rumit dari pada sistem-sistem yang dirancang untuk perusahaan-perusahaan
agak kecil yang ada sebelum masa itu. Pada mulanya upaya pengendalian
manajerial berpusat [pada perakunan biaya dan penganggaran sederhana. Namun
pergeseran menuju penganggaran dan pengendalian biaya bisnis berkembang pesat
dalam dasa warsa 1920-an dan 1930-an. Perhitungan biaya sederhgana dalam awal
1900-an seringkali lemah dalam membantu pengambilan keputusan manajemen.
Dasawarsa 1930-an dan 1940-an meliputi karya teoritis sehubungan dengan biaya
bagi pengambilan keputusan dan penerapan model-model pengambilan keputusan.
Kebanyakan bidang ini berasal dari bidang ekonomi mikro (juga di sebut “ekonomi
perusahaan” atau “ekonomi manajerial”). Tetapi melalui perakunan manajerial
saja berkembang konsepi ini dapat diterapkan kedalam organisasi. Hasilnya
menimbulkkan perubahan dalam bentuk analisis biaya dan metode pelaporan yang
lebih baik.
Sistem pelaporan untuk organisasi yang di
kembangkan oleh perakunan manajerial pada umumnya mencerminkan gagasan
perakunan tanggung jawab (responsibility accounting) dan perakunan mampu laba
(profitability accounting). Dalam ancangan-ancangan ini, setiap manajer
menerima laporan dalam lingkup tanggung jawabnya. Laporan tersebut disusun
untuk menunjukan adanya penyimpangan dari rencana prestasi dan sebab-sebab
penyimpangan tersebut. Laporan-laporan ini dari tingkat bawah digabung untuk
m,emberikan ikhtisar laporan kepada tingkat manajemen berikutnya, dan
seterusnya sampai manajemen puncak menerima ikhtisar laporan yang menunjukan
bidang-bidang bermasalah dan sebab-sebabnya, tetapi tidak terperinci seperti
untuk manajer tingkat lebih bawah.
Analisis biaya dipakai dalam perakunan
manajerial untuk menentukan biaya yang paling relevan dalam pengambilan
keputusan. Biaya yang relevan ini dapat berupa biaya penuh (fullcost), biaya
langsung (direct cost), biaya marjinal (marginal cost), biaya penggantian
(replacement cost), biaya keluangan (opportunity cost) atau lain-lainnya.
Perakunan manajerial juga menggunakan teknik keputusan yang berorientasi pada
biaya seperti penganggaran modal, analisis impas dan penetapan harga transfer.
Gagasan menyajikan biaya yang relevan lebih berdasarkan pada keputusan yang
harus di ambil dari pada sekedar menghasilkan sebuah angka biaya untuk semua
pemakaian. Ini serupa dengan konsep SIM dalam informasi relevan yang di buat
untuk di pakai dimana saja di perlukan.
Rencana kegiatan jangka pendek organisasi
biasanya merupakan bagian departemen akunting yaitu dal;am pengolahan,
peninjauan, dsb terhadap angka-angka biaya yang di siapkan oleh unit anggaran
organisasi. Berbagai teknik penganggaran sering di pakai untuk mengembangkan
sebuah angka anggaran berdasarkan tingkat kegiatan aktual. Perencanaan ini
mendukung pelaporan pengendalian yang terdiri dari sebuah perbandingan antara
prestasi yang di rencanakan atau di anggarkan dengan prestasi nyata dan sebuah
analisis atas sebab-sebabnya.
Singkatnya, perakunan keuangan adalah sebuah
sistem informasi dengan aturan dan pengolahan kearah menyuguhkan informasi yang
tepat bagi para penanam modal dan pemberi kredit. Perakunan manajerial adalah
sebuah sistem informasi yang berorientasi pada manajemen intern serta
pengendalian dan karenanya berhubungan erat dengan SIM.
Imu Pengetahuan Manajemen
Ilmu manajemen atau penelitian adalah penerapan
metode ilmiah dan teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah
manajemen. Beberapa di antara konsep-konsep pokok adalah :
1. Penekanan ancangan
sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode ilmiah pada
penelitian.
2. Memakai model matematis
dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
3. Bertujuan mencari
keputusan optimal atau kebijakan optimal.
Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaian
cenderung memakai kriteria ekonomis atau teknis dari pada kriteria perilaku,
dengan penekanan metode teknis dalam memecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu
pengetahuan manajemen di dalam organisasi yang paling mentolok adalah pada
persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya manajemen persediaan
barang (inventory manajement) telah mendapat perhatian besar, demikian pula
penjadwalan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan
(transportation routing), dan analisis penanaman modal.
Pembentukan model untuk analisis persoalan
keorganisasian umumnya meliputi pemakaian rumusan matematik atau prosedur
perhitungan, misalnya sebuah program komputer. Keuntungan sebuah model dalam
analisis adalah kemampuan periset untuk menguji perilaku sistem dalam berbagai
variasi kondisi sepanjang waktu. Strategi alternatif dapat di bandingkan dengan
mengadakan simulasi atas akibat masing-masing strategi.
Manipulasi atas sebuah model dan pemakaian
prosedur matematis dan statistis umumnya tergantung pada komputer. Banyak
teknik, termasuk simulasi dan pemograman linear, prinsipnya tidak praktis tanpa
komputer. Beberapa teknik sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah :
·
Pemograman
linier (linier programming)
·
Pemograman
integer (integer programming)
·
Pemograman
dinamis (dynamic programming)
·
Teori
pengantrian (queueing theory)
·
Teori
permainan (game theory)
·
Teori
keputusan (decision theory)
·
Simulasi
(simulation)
Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah
perkembangan penting dalam sistem informasi manajemen berdasarkan komputer,
karena ilmu pengetahuan manajemen telah mengembangkan prosedur-prosedur untuk
analisis dan pemecahan berdasarkan komputer dalam banyak jenis persoalan
keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan, pemakaian model,
teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritme pemecahan berdasarkan
komputer umumnya di gabungkan dalam rancangan SIM.
Teori Manajemen
Dalam memahami evolusi konsep SIM,
perkembangan terakhir dalam teori manajemen cukup pesat. Bila dalam ilmu
pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan optimisasi sebagai tujuan,
maka teori manajemen sekarang menekan pemuasan yaitu mencapai pemecahan yang
memuaskan dan mempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan.
Sejumlah periset manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi
keperilakuan dan motivasi pada struktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi.
Perkembangan dalam teori manajemen ini penting untuk merangcang SIM, karena
membantu dalam memahami peranan sistem manusia / mesin serta bermanfaat untuk
mengembangkan model-model keputusan.
Organisasi Dan Manajemen Sistem Informasi
Organisasi
dan manajemen sistem informasi dengan penekanan pada permasalahan organisatoris
dan proses yang dipakai manajemen dalam pengendalian pengembangan sistem
informasi, proyek-proyek dan biaya sistem informasi. Organisasi sistem
informasi acapkali melibatkan keputusan yang sulit. Faktor teknologis yang
berkaitan dengan efisiensi perangkat keras dan lunak mempengaruhi bentuk
organisatoris yang bisa berbeda dengan filsafat organisasi dan manajemen.
Manajemen sistem informasi mempunyai
masalah khusus karena tingkat perubahan yang cepat dalam teknologi perangkat
keras dan lunak, dan karena adanya kebutuhanakan kemampuan teknis untuk bisa
menilai usulan SIM.
Organisasi
Sistem Informasi[2]
Pengembangan
dan pengoprasian sistem informasi berlandaskan komputer melibatkan berbagai
fungsi. Uraian jabatan untuk tiap fungsi akan di jelaskan secara singkat.
Lazimnya terdapat alternatif ancangan pada suatu struktur organisatoris untuk
mengarahkan personalia sistem informasi. Dalam suatu informasi terdapat
berbagai alternatif berhubungan dengan usaha sentralisasi atau desentralisasi
sistem informasi.
Deskripsi Kedudukan Untuk Sistem Informasi
Adalah lazim untuk
mengidentifikasikan empat kedudukan utama dalam organisasi sistem informasi
berlandaskan komputer,:
|
KEDUDUKAN
|
URAIAN / DESKRIPSI
|
|
Analisis sistem
|
Mengidentifikasikan persyaratan untuk
aplikasi. Mendesain sistem pengolahan untuk memenuhi persyaratan.
Mempersiapkan prosedur dan instruksi pemakai.
|
|
Pembuatan program
|
Mendesain, membuuat kode, menguji, memperbaiki
program komputer.
|
|
Operator
|
Menjalankan fungsi pengoprasian seperti
pengoperasian peralatan.
|
|
Penyiapan data (personalia penge-pons-an)
|
Penyiapan data dalam bentuk yang bisa di baca
mesin.
|
Dengan pertumbuhan sistem informasi baik dalam
luas / ukurannya maupun kompleksitasnya, fungsi dasar ini telah di pecah
menjadi bidang keahlian lebih lanjut. Beberapa fungsi utama yang kini ada atau
mulai muncul adal;ah sebagai berikut (lihat gambar pola organisasi pada halaman
berikut).
|
KEDUDUKAN
|
URAIAN / DESKRIPSI
|
|
Analisis informasi
|
Bekerja sama dengan pemakai untuk
mendefinisikan persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi
pemakai. Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam
suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerja sama dengan orang lain.
|
|
Pendesain (perancang) sistem
|
Mendesain sistem pengolahan berlandaskan
komputer untuk menyajikan informasi yang di perincikan analis informasi.
Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi di bandingkan analis informasi.
Bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data.
|
|
Pembuat program sistem
|
Menulis perangkat lunak yang khusus seperti
sistem pengoprasian dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan teknis
dalam perangkat keras dan lunak.
|
|
Pembuat program aplikasi
|
Mendesain, membuat kode, menguji dan
memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa insralasi memisahkan program
dalam aplikasi komersial / bisnis aplikasi ilmiah dengan kelompok program
yang terpisah untuk kedua jenis itu.
|
|
Pembuat program pemeliharaan
|
Menyelenggarakan pemeliharaan (perubahan dan
perbaikan) atas program yang ada.
|
|
Administrator pangkalan data
|
Mencatat dan mengawasi pangkalan data
perusahaan.
|
|
Operator komputer
|
Mengoprasikan peralatan komputer.
|
|
Pustakawan (librarian)
|
Menyimpan dan mengeluarkan “file” komputer pada
pita dan piringan mengetik. Pendokumentasian “file”. Pencatatan pemakaian
“file”.
|
|
Kerani pengawas (control clerk)
|
Mencatat pengawasan informasi dan meneliti
(review) pelaksanaan prosedur pengawasan.
|
|
Perencana sistem informasi
|
Merencanakan masa depan sistem informasi.
|
Pembagian
analis sistem ke dalam analis informasi dan pembuat desain sistem merupakan
suatu perkembangan yang di dasarkan atas suatu kesadaran bahwa analis sistem
melibatkan dua fungsi yang berbeda. Yang satu adalah analis persyaratan informasi
dan yang lainnya adalah desain sistem pengolahan untuk mencapai persyaratan
itu. Walaupun demikian beberapa organisasi menggabungkan kedudukan menbuat
program dan analis kedalam satu kedudukan, yakni,: pembuat program / analis.
Alasan penggabungan adalah karena hal ini memungkunkan kesinambungan pada suatu
tugas dan memberi peluang pada tiap orang uintuk mengembangkan keterampilan
teknis dan komunikasi interpersonal. Kebanyakan permasalahan pengembangan
aplikasi erat hubungannya dengan komunikasi. Keterlibatan orang yang sama dalam
analis iunformasi, desain sistem, dan pembuatan program memperkecil
permasalahan.
Keanekaan fungsi sistem informasi memberi
petunjuk bahwa jenis orang yang sama bisa saja tidak cocok untuk semua
kedudukan. Misalnya, analis sistem yang berhasil mempunyai sikap dan perilaku
yang berbeda dengan yang di miliki pembuat program yang berhasil. Para analis informasi berkomunikasi dengan pemakai.
Mereka harus mampu mengidentifikasi masalah pemakai dan persoalan organisasi.
Sebaliknya, pembuat p[rogram yang berhasil harus mampu berfikir dalam rangka
logik prosedur komputer dan mampu membuat kode, menguji, dan mendokumentasikan
prosedur ini secara tepat guna (efektif).
Suatu laporan berisikan ciri-ciri pembuat
program sebagai orang yang “menghindari konfrontasi, menghindari pengarahan,
bersedia mengerjakan tugasnya tanpa interaksi sosial yang banyak”. Ia tidak
berminat untuk memasuki situasi yang agresif / peniuh persaingan dan
konfrontasi yang berhubungan dengan garis lini dalam manajemen. “ Seorang ahli
yakni Theodore C. Willoughby, mempelajari kedudukan apa yang bisa memberi kepuasan kerja pada personalia
pengolahan data. Willoughby
1. Untuk karyawan yang
menjadi analis sistem dan menaiki tangga jabatan melalui berbagai tahapan
analis sistem dan analis informasi.
2. Untuk karyawan yang
lebih banyak menaruh minat dalam pembuatan program.
Jenjang karir pembuatan progam mulai dengan
aplikasi dan meningkat sampai pembuatan program sistem atau pembuatan program
khusus. Para manajer dapat di pilih dari kedua
jenjang itu, meskipun dalam prakteknya pandangan para analis sistem yang lebih
berorientasikan manusia lebih cocok untuk suatu kedudukan manajemen.
Struktur Organisasi
Berbagai pola organisasi bisa di pakai. Yang
paling lazim adalah organisasi proyek. Dalam organisasi fungsional. Para pembuat program dikepalai oleh manajer pembuat
program, dan para analis sistem dipimpin oleh manajer analis sistem. Gambar di
bawah ini memperlihatkan kedua pola dasar tersebut.
Pekerjaan yang disiapkan para analis sistem
informasi diteruskan pada kelompok pembuat program. Keuntungannya adalah
spesialisasi dan fleksibilitas dalam pelatihan dan penyeliaan (supervisal).
Dalam organisasi proyek, tiap proyek di kepalai seorang pemimpin proyek dengan
dukungan para analis dan pembuat program yang bekerja sama dalam penyelesaian
proyek. Manfaatnya adalah pengurangan kesulitan komunikasi dan pemusatan
tanggung jawab dalam suatu kelompok tunggal. Dengan demikian tidak terdapat
pergeseran tanggung jawab pada kelompok lain di bawah seorang manajer lainnya.
Bagan organisasi menggambarkan suatu pemimpin
organisasi sistem informasi, pemimpin ini harus bertanggung jawab pada seorang
lain dalam perusahaan. Dalam suatu penelitian tahun 1967, Boz Allen &
Hamilton, memperoleh gambaran bahwa dari 108 perusahaan industri, 97 perusahaan
yang telah menciptakan suatu kedudukan komputer di tingkat pucuk pimpinan. Dari
jumlah ini, 35 % bertanggung jawab pada pengawas, 19 % melapor pada Direktur
keuangan, 12 % pada Direktur utama, dan 12 % direktur yang tergolong senior.
Dengan ungkapan lain 58 % melapor pada eksekutif di bidang keuangan, 24 % pada
Direktur utama, dan 18 % bertanggung jawab pada salah seorang Direktur yang
bidangnya bukan bidang keuangan atau akutansi. Pucuk pemimpin komputer tidak
usah berada di tingkat operasional. Bisa saja ia tidak secara langsung
mengelola sebuah komputer. Keadaan ini memang terdapat di sekitar 50 % dari perusahaan
yang di survai. Ia juga di bebani tugas lain seperti riset operasi. Kebanyakan
mereka bertanggung jawab atas standardisasi, penyeliaan semua kegiatan komputer
dalam organisasi, dan pemberian persetujuan atas perencanaanpengembangan
sistem. Tampaknya ada suatu kecenderungan ke arah status eksekutif yang lebih
tinggi bagi eksekutif sistem inormasi. Hal ini akan taat asas dengan gerakan ke
arah SIM yang komprehensif.
Pengembangan Sistem Informasi Masa Depan
Teknologi komputer cenderung mengalami perubahan
yang cepat sekali. Sebaliknya konsep sistem informasi cenderung untuk
berkembang lebih perlahan. Suatui pengaruh utama pada pengembangan sistem
informasi adalah kapasitas yang berubah dan biaya yang berubah dari perangkat
keras dan perangkat lunak yang di pakai dalam sistem. Berikut ini akan
dielaskan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Selain itu dibuat
proyeksi cara yang bisa diikuti pengembangan sistem informasi.
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Masa
Mendatang
Selama ini terdapat perkembangan kuat dalam
perangkat keras komputer. Hal ini akan berlangsung terus. Perangkat keras akan
semakin cepat, makin kecil, dan menjadi kurang mahal harganya. Penyimpanannya
akan memiliki kapasitas yang lebih besar dan jangkauan lebihy cepat serta tetap
lebih murah harganya. Masukan dan keluaran data akan makin cepat, makin
langsung tersedia bagi pemakai dan lebih murah bergaya. Perangkat keras akan
terus menurun harganya sebagai suatu presentase biaya total dari sistem
informasi yang berlandaskan komputer.
Kesimpulan ini terutama didasarkan pada
teknologi yang berubah yang memperkecil ukuran dan biaya perangkat keras. Di
bawah ini dapat diikuti pengembangan berikut :
|
SUB SISTEM KOMPUTER
|
TEKNOLOGI
|
|
Pengolahan inti / pusat (central processor)
|
Kepadatan sirkuit komputer menjadi makin besar
dan hasilnya makin baik (presentase sirkuit yang di produksi tanpa suatu
kesalahan). Suatu ramalan tahun 1970 menyatakan bahwa biaya pusat pengolah
dalam tahun 1980 akan menjadi sepersepuluh tahun 1970. Keampuhan pengolah
pusat menjadi makin meningkat.
|
|
Penyimpanan (memory)
|
Penyimpanan “on-line” yang tanpa batas
(misalnya, 10 pangkat 13 sampai 10 pangkat 14 bits) di harapka tersedia
dengan harga lebih murah. Suatu peralatan penyimpanan dengan biaya /
jangkauan yang berbeda akan tersedia.
|
|
Peralatan masukan / keluaran (input-output
devices)
|
Dalam tahun 80-an, mungkin sekitar 80 % dari
biaya perangkat keras akan di peruntukan alat tambahan (pheripherals). Suatu
peningkatan pemakaian terminal untuk pemasukan dan jangkauan di harap akan
terjadi.
|
|
Komunikasi data (data communication)
|
Perkembangan yang meningkat terjadi tahun
1970-an. Bell System merencanakan jaringan telepon sekitar 1980 sebesar empat
kali tahun 1970. Kecepatan transmisi akan meningkat. Sistem komunikasi data
yang bersaing akan tersedia.
|
Pengembangan perangkat lunak cenderung untuk
ketinggalan di bandingkan perangkat keras. Terdapat kecenderungan untuk
penyajian perangkat keras bagi fungsi perangkat lunak tradisional. “complier”
akan di kerjakan oleh program mikro dari “circuity”. Perkembangan menjurus pada
perangkat lunak standar karena mutunya dapat di desain dalam sistem yang
demikian itu. Perkembangan penting lain adalah gejala perusahaan membeli
sebagian besar perangkat lunak bagi sistem SIM dan menahan diri untuk membuat
perangkat lunaknya sendiri.
Kesimpulan :
1. Organisasi yang berbasis
kepada informasi menjadi hal yang sangat penting dalam dunia bisnis, industri,
pemerintahan, dan yang sangat penting pula dunia pendidikan. Organisasi
ini akan semakin perkembang pada periode-periode mendatang. Kekuatan suatu
organisasi akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya, informasi akan menjadi perekat
unsur-unsur dalam organisasi. Informasi akan menjamin kelangsungan hidup suatu
organisasi. Untuk menguji suatu kekuatan informasi para pemimpin/manajer harus
tahu bagaimana menggunakan informasi tersebut untuk mengelola organisasi secara
efektif dalam era kompetitif yang sangat tinggi.
2. Organisasi yang berbasis
kepada informasi muncul dan akan berkembang dengan sangat cepat bersamaan
dengan makin tersedianya perangkat komputer yang semakin kuat di seluruh dunia.
3. Dunia pendidikan harus
menyadari bahwa sektor pendidikan harus harus dapat mengelola informasinya
dengan baik untuk mendapatkan keuntungan strategis dibandingan dengan para
kompetitor sektor lainnya. Khususnya dunia pendidikan Islam yang lemah pada
bidang pengeloalaan informasi, maka hal ini menjadi PR yang harus kita kerjakan
secepat mungkin.
4. Dari penjelasan panjang di atas dapat penulis simpulakan dari bagan berikut ini :
[1] Bab satu
diadaptasi dari buku : Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Terjemahan
Dari Management Information Systems: Conceptual Foundations, Strcture, and
Development , Bagian I pengantar, Gordon B. Davis, (Jakarta : PT Ikrar Mandiri Abadi, 1999),
hal. 1-25. lihat juga, Azhar Susanto, Sistem
Informasi Manajemen: Konsep dan Pengembangannya, (Bandung : Lingga Jaya, 2000), hal. 1-35.
[2] Bab ini
diadaptasi dari : Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan
Pengembangannya, (Jakarta : PT Pustaka Binaman Pressindo, 1999), Bagian II,
hal.191-225. Dan lihat : Sondang P. Siagian, Sistem Informasi Manajemen, (Jakarta : Bumi Aksara,
2002), Cet. III, hal. 43-64, 75-111.
No comments:
Post a Comment